Cómo gestionar el IVA de los autónomos

Existen métodos para calcular el IVA de autónomos y conseguir desgravar ciertos impuestos y haciendo la vida más fácil.
Barcelona, 9 de noviembre de 2016
Cómo calcular el pago de IVA de autónomos y desgravar impuestos
Cómo calcular el pago de IVA de autónomos y desgravar impuestos

Como autónomo, es fundamental una adecuada gestión del IVA para no tener conflictos con Hacienda a la hora de hacer la declaración. Aunque a muchos nos duela tener que pagar tantos impuestos, debemos de recordar a Oliver Wendell Holmes, quien afirmaba que: "Los impuestos son el precio que se paga por vivir en una sociedad civilizada".

No obstante, son bastantes las actividades diarias de las que, sin darnos cuenta, pagamos el correspondiente IVA. Podríamos compensar el IVA para autónomos y empresas de una gran parte de ellas mediante una buena gestión; sobre todo de aquellas que corresponden a pequeños gastos y que al cabo del año suponen una desembolso respetable.

Para evitar confusiones vamos a intentar clarificar algunos conceptos y a facilitaros algunas recomendaciones básicas. En primer lugar es necesario conocer qué tipos de IVA afectan, por ley, a nuestro tipo de negocio, de producto o servicio o al tamaño de nuestra empresa. Puesto que todo ello influye a la hora de tener que abonar o percibir un tipo de IVA u otro.

El IVA para los Autónomos

Gestionar IVA empresario autónomo
Gestionar IVA empresario autónomo

El Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA) es un impuesto indirecto que se aplica a todos los productos y servicios y en todos los eslabones de la cadena de producción. El IVA va trasladándose de unos a otros en cada parte de dicha cadena productiva hasta que se cobra en la venta final; es decir, al cliente.

De esta manera, cuando el autónomo hace la declaración de dicho impuesto, todo el dinero proveniente del IVA cobrado a sus clientes, debe ser reembolsado a Hacienda salvo que se compense en parte o en su totalidad con el IVA que él ha pagado a sus proveedores. Para ello es necesario realizar la declaración trimestral del IVA.

La declaración del IVA se lleva a cabo mediante unos modelos que proporciona la Agencia Tributaria en los que aparece todo aquello que se debe cumplimentar y declarar. Están obligados a hacer la declaración, todos los:

  • Autónomos.
  • Sociedades mercantiles.
  • Arrendadores (tanto de viviendas como de otros bienes).
  • Promotores inmobiliarios.

Cálculo de la declaración del IVA

Gestionar IVA declaración
Gestionar IVA declaración

El cálculo de la declaración del IVA es algo complejo para aquellas personas que no están al día de la terminología fiscal y de sus conceptos. En primer lugar es importante saber diferenciar entre el IVA repercutido y el IVA soportado.

El IVA repercutido es aquella cantidad de dinero perteneciente al impuesto que el autónomo ha recibido por la venta de sus servicios o productos. Es decir, el IVA que ha recaudado el autónomo al vender un producto o servicio.

Por otra parte el IVA soportado es aquella cantidad de dinero referente al Impuesto sobre el Valor Añadido que el autónomo tiene que abonar a un proveedor al adquirir un bien o servicio. En otras palabras, el IVA que el autónomo ha pagado a otras empresas o autónomos para adquirir la maquinaria, las materias primas o los servicios necesarios para desarrollar su actividad.

Así, el cálculo del IVA repercutido se realiza multiplicando el porcentaje de IVA que el autónomo debe cobrar por su producto o servicio (4%, 10% o 21%), por el precio de venta del producto. El IVA soportado se calcula del mismo modo, multiplicando el porcentaje que debe aplicar el proveedor (4%, 10% o 21%) al importe abonado por un producto o servicio según su tipo. En ambos casos el tipo a aplicar viene fijado por el Gobierno según el tipo de producto o servicio objeto de la transacción comercial.

Una vez sumados unos y otros independientemente, para conocer la cantidad que deberemos de pagar o para solicitar su devolución a Hacienda, habrá que restar del total resultante de IVA repercutido el total de IVA soportado.

En resumen:

  • IVA soportado = Precio de compra × Tipo de IVA soportado en cada factura recibida por compras y gastos.
  • IVA repercutido = Precio de Venta × Tipo de IVA repercutido en cada factura emitida.
  • IVA a pagar = IVA repercutido − IVA soportado

Algo importante a tener en cuenta a la hora de realizar los cálculos, es saber qué actividades están exentas de pagar el IVA.

Cabe destacar entre ellas:

  • Los servicios médicos.
  • Las actividades relacionadas con la educación y la formación.
  • Las sociedades culturales y deportivas.
  • El alquiler de viviendas. (NO OFICINAS)
  • Las operaciones financieras y de seguros.
  • Los servicios de los notarios
  • Sellos de correos y efectos timbrados en general

De qué actividades se puede desgravar el IVA

Otra cuestión a tener en cuenta para el cálculo de la declaración del IVA es determinar todo lo que el autónomo puede desgravar de IVA.

Hay actividades tales como los consumos para la explotación, las dietas y los salarios de externos y los arrendamientos cuyo IVA puede ser deducido.

También es posible desgravar el IVA en el caso de haber contratado los servicios de profesionales tales como abogados, notarios, economistas o los de servicios informáticos. Otros servicios comunes también tienen un IVA deducible, entre ellos:

  • El consumo de suministros como el teléfono, el agua, la electricidad, el combustible…
  • Los bienes de inversión.
  • La compra de equipamientos.
  • Ciertos tributos tales como la gestión de residuos y los gastos financieros.

Cabe destacar que es posible recuperar el IVA relativo a los vehículos utilizados en la actividad comercial; tanto si se trata del precio de compra como de los gastos relacionados con el uso. Este sería el caso de los gastos en

En los tres casos, los pagos correspondientes al IVA podrán ser deducidos siempre que se presente la factura correctamente cumplimentada y con el Impuesto sobre el Valor Añadido desglosado. Aun siendo una posibilidad todavía desconocida por muchos autónomos, cada vez son más los que deducen el IVA de sus gastos de aparcamiento; puesto que tal deducción representa un beneficio considerable para quienes utilizan los vehículos como principal medio de desplazamiento en su actividad profesional.

Existen además una gran cantidad de herramientas que facilitan esta deducción del IVA. Sirvan de ejemplo, los dispositivos de tele peaje, como el Vía T, que agrupan en una única factura todos los pagos de peaje del mes o las aplicaciones diseñadas para ser utilizadas para buscar y abonar los aparcamientos mediante el móvil, como Parkimeter.

Gestionar IVA aplicación Parkimeter
Gestionar IVA aplicación Parkimeter

De hecho, la aplicación Parkimeter permite al autónomo tanto reservar parking cerca de su destino como pagar el parking; además, a final de mes, este recibirá una única factura con el desglose de todos los aparcamientos realizados facilitando así el proceso de recuperar el IVA correspondiente (que generalmente se pierde porque son pocos los autónomos que solicitan la factura completa de cada aparcamiento que realizan). Hay que recordar también que, generalmente, el pago del aparcamiento regulado en la vía pública no soporta IVA, es una tasa municipal, por lo que no es posible recuperar ningún importe de IVA de los aparcamientos en Zona Azul, Zona Verde, etc.

Por lo tanto, para disminuir la cantidad a desembolsar por un autónomo en concepto de IVA debemos tener en cuenta todos estos aspectos. En palabras de Milton Friedman, "Estoy a favor de reducir el pago de impuestos bajo cualquier circunstancia, excusa, o por cualquier razón o circunstancia, siempre que legalmente sea posible". Así pues, ¿por qué no intentar reducir su pago por la vía legal?

Tipos de IVA

Dependiendo de los bienes y servicios que compremos o vendamos, el tipo de IVA que se aplica es diferente. Estos son los tipos de IVA definidos actualmente en nuestra legislación.

  • IVA superreducido, del 4%, es el que se aplica a los productos de primera necesidad (pan, huevos, leche, cereales, hortalizas, frutas, verduras y quesos). También se benefician de este IVA superreducido libros, periódicos y revistas no publicitarios; medicamentos de uso humano; prótesis y sillas de ruedas para personas con movilidad reducida y viviendas de protección oficial.
  • IVA reducido, del 10%, en este epígrafe se incluyen, entre otros, el transporte de viajeros, los eventos deportivos, los servicios de hostelería, el agua para la alimentación, la asistencia sanitaria y dental (con excepciones), el instrumental médico, gafas, lentillas y alimentos en general.
  • IVA general, del 21%, es el que se aplica, por defecto, a la mayoría de servicios y operaciones de compraventa; desde la ropa hasta los viajes, pasando por la luz, el mobiliario, los conciertos, los servicios veterinarios y el aparcar en un parking. Cabe destacar que con la aplicación Parkimeter resulta muy fácil desgravar el IVA soportado por esta última actividad.

Legislaciones especiales

Dependiendo del tamaño de nuestra empresa o de la actividad de nuestro negocio, deberemos declarar nuestros impuestos según un régimen determinado.

El régimen general es el que se aplica a los sujetos pasivos del IVA, cuando no sea de aplicación ninguno de los regímenes especiales, queden excluidos del régimen simplificado o de cualquiera de los regímenes especiales existentes o cuando hayan renunciado a ellos.

Los regímenes especiales:

  • El régimen simplificado es obligatorio para los "pequeños comerciantes" y para todos aquellos autónomos que coticen por módulos. Estos calcularán la cantidad a pagar, restando del IVA repercutido en sus ventas el IVA soportado por operaciones corrientes, sin inversiones, más el 1% del IVA devengado como gastos de difícil justificación.
  • El recargo de equivalencia es un régimen especial obligatorio para los comerciantes minoristas que se encuentren al final de la cadena productiva, es decir, que vendan al cliente final. Los tipos de recargo aplicables suponen el 0,5%, el 1,4% y el 5,2% sobre los tipos de IVA del 4%, 10% y 21% respectivamente. Para el comerciante minorista supone pagar un IVA algo más alto del normal a cambio de no tener que presentar declaraciones de IVA. Al pagar el IVA directamente al proveedor, se simplifica mucho su gestión ya que no es necesario llevar libros de IVA ni guardar las facturas. El porcentaje en concepto de recargo de equivalencia debe quedar reflejado en la factura que el proveedor da al autónomo dueño de un comercio minorista. Están exentas de él joyerías, peleterías, concesionarios de coches, gasolineras, venta de aviones y embarcaciones, objetos de arte, maquinaria industrial y minerales. No se aplica en actividades industriales, de servicios o en el comercio mayorista.

Documentación necesaria

Gestionar IVA facturas documentación
Gestionar IVA facturas documentación

Cada tipo de empresa debe guardar y aportar diferentes documentos a la hora de hacer la declaración de impuestos, según lo que especifique la legislación vigente.

En el caso del régimen general, el autónomo debe aportar y conservar el libro de registro de las facturas expedidas, el de las facturas recibidas y el del registro de los bienes de inversión así como el libro de registro de las operaciones intracomunitarias.

Para el régimen simplificado, la documentación necesaria es menos extensa, pero debe estar debidamente ordenada. En este caso, se aportarán el libro de registro de las facturas recibidas, el justificante de los módulos declarados (en orden) así como las facturas emitidas y las recibidas por la empresa.

Si a nuestra actividad se le aplica el régimen especial del recargo de equivalencia no debemos aportar ninguna documentación. El proveedor mayorista es quien debe ingresar el IVA en Hacienda y quien debe incluir el recargo de equivalencia en sus facturas.

Para poder desgravar el IVA, debemos adjuntar toda aquella documentación que justifique la actividad referente a la que queremos deducir dicho impuesto. En el caso del aparcamiento, la factura proporcionada mensualmente por Parkimeter, en la que vienen detallados los pagos y desglosado el IVA, cumple con todos los requisitos exigidos por la ley a tal efecto.

Mantener la contabilidad de tu empresa bajo control

Para no tener problemas con Hacienda, ni durante la realización de la declaración de impuestos, necesitamos organizarnos, tener cada faceta de nuestra actividad profesional bajo control, hemos de valorar todo cuanto intervenga en ella y nos permita desgravar el IVA. Por suerte, hoy en día, el desarrollo de aplicaciones, tanto para smartphones como por web o incluso por ambos medios como Parkimeter, nos ahorran guardar los tickets y recibos y nos facilitan mucho la tarea.

En caso de duda es más que recomendable consultar con el gestor para no cometer errores que podrían implicar una multa por parte de Hacienda.

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